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Un plan de cuentas organiza y clasifica las transacciones financieras. Esta guía explica cómo funciona un plan de cuentas y proporciona ejemplos.
Un plan de cuentas enumera todos los nombres de cuentas en el libro mayor de una empresa. Esta herramienta de organización financiera clasifica estas cuentas por tipo y brinda una imagen más clara de la salud financiera de una empresa. Comprender y crear un plan de cuentas es uno de los primeros pasos esenciales para realizar la contabilidad y la teneduría de libros de su propia pequeña empresa.
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¿Cómo funciona un plan de cuentas?
Un plan de cuentas puede considerarse como un sistema de archivo de sus cuentas financieras. El plan de cuentas no sólo clasifica estas cuentas financieras por categoría, sino que también asigna a cada una un nombre único y un código numérico. Básicamente, un plan de cuentas proporciona una única referencia centralizada que enumera y organiza todas las cuentas financieras de toda la empresa.
¿Por qué es importante el plan de cuentas?
El plan de cuentas organiza las cuentas financieras de su empresa en grupos fáciles de entender. Muchos informes financieros importantes, como el balance y el estado de resultados, se crean utilizando información del plan de cuentas. Un plan de cuentas es uno de los principales pilares que se utilizan para evaluar la salud financiera de su empresa y es una parte clave de cualquier software de contabilidad financiera para pequeñas empresas.
¿Cuáles son los beneficios de un plan de cuentas?
Errores reducidos
Un plan de cuentas garantiza que cada transacción se asigne a la cuenta correcta, lo que reduce los errores financieros en toda la empresa. Apoya una mejor administración del dinero y mejora la salud financiera general de la empresa.
Visibilidad mejorada
En un plan de cuentas, a cada cuenta financiera y subcuenta se le asigna su propio nombre de identificación y código numérico. Esto brinda a los líderes una visibilidad muy específica de cómo se mueve el dinero en la empresa, lo que les permite tomar mejores decisiones comerciales.
Informes más precisos
Un plan de cuentas también respalda una mejor presentación de informes financieros, mejorando tanto la precisión como la especificidad de los informes comerciales. El plan de cuentas constituye la base sobre la que se construyen los informes financieros.
Mayor cumplimiento
El uso de un plan de cuentas junto con otras mejores prácticas contables puede ayudar a que su empresa cumpla con todas las leyes fiscales federales, estatales y locales pertinentes. La información contenida en el plan de cuentas también hace posible que su software de contabilidad genere automáticamente estados financieros conformes, como formularios de impuestos.
¿Cómo se organiza un plan de cuentas?
Los planes de cuentas pueden seguir muchas estructuras diferentes y pueden modificarse para adaptarse a casi cualquier tamaño o tipo de negocio. La flexibilidad significa que se pueden adaptar para satisfacer sus necesidades, pero puede complicar un poco las cosas al crear su primer plan de cuentas.
Si aún no ha decidido qué plantilla usar para su plan de cuentas, le recomendamos enumerar las cuentas en el orden en que aparecerán en los estados financieros. Así que comencemos con las cuentas del balance, luego las cuentas del estado de resultados y así sucesivamente. Un plan de cuentas básico contendrá las siguientes cinco categorías:
- Activos.
- Pasivo.
- Equidad.
- Ingreso.
- Gastos.
Si tiene muchas cuentas financieras, puede dividirlas en subcategorías adicionales, como ingresos operativos o pérdidas no operativas, para mantener todo organizado. Incluso puede dividirlos aún más por función comercial o división de la empresa si es necesario, pero la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas no necesitan ser tan granulares.
Cómo configurar un plan de cuentas
Es importante configurar el plan de cuentas correctamente la primera vez, ya que debes utilizar el mismo sistema año tras año para mantener la coherencia.
Para configurar un plan de cuentas, primero enumere todas sus cuentas financieras y luego ordénelas según las cinco categorías enumeradas anteriormente. Si es necesario, siga clasificando las cuentas en varias subcategorías, funciones y divisiones hasta que esté satisfecho con las listas.
Una vez que tenga una lista completamente ordenada, es hora de darle a cada cuenta un nombre y una descripción únicos pero breves, como «gastos de impuestos sobre la nómina» o «devoluciones y descuentos sobre ventas». Cada cuenta también debe recibir un código numérico único para identificarla. Muchas empresas utilizan una secuencia numérica diferente para cada tipo de cuenta. Por ejemplo, las cuentas de activos pueden utilizar los números del 100 al 199 y las cuentas de pasivos pueden utilizar los números del 200 al 299.
Algunas aplicaciones de contabilidad, como QuickBooks, configurarán automáticamente un plan de cuentas para su empresa, lo cual es extremadamente conveniente. Puede personalizar el plan de cuentas mediante varias acciones, como agregar cuentas siguientes, marcar cuentas antiguas como inactivas o editar números de cuentas.
Ejemplos de plan de cuentas
Para darle un ejemplo de cómo podría verse un plan de cuentas, hemos reunido ejemplos de tres plataformas populares de software de contabilidad para pequeñas empresas: QuickBooks, Freshbooks y Xero.
Mejores prácticas del plan de cuentas
Siga los principios GAAP
Si bien no existe una estructura obligatoria para un plan de cuentas, al diseñar su plan, aún debe seguir las pautas establecidas por los GAAP o las NIIF.
Los GAAP (principios de contabilidad generalmente aceptados) son creados y mantenidos por la Junta de Normas de Contabilidad Financiera (FASB) y se aplican a las empresas en los Estados Unidos. Las NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera) se aplican a empresas fuera de los EE. UU. Consulte nuestra guía de GAAP para obtener más información sobre estos principios contables.
Elija el nivel de detalle adecuado
No desea que su plan de cuentas sea demasiado granular o demasiado amplio. Debería tener suficientes subcategorizaciones y detalles para ser útil, pero no tanto como para que casi cada transacción requiera una cuenta diferente. La mayoría de las empresas encontrarán que los códigos numéricos de tres a cinco dígitos proporcionarán un buen equilibrio de información.
Aprovecha el software de contabilidad
Como dijimos anteriormente, el software de contabilidad puede generar un plan de cuentas para usted, lo cual es muy conveniente. El mejor software de contabilidad también utilizará la información de su plan de cuentas para generar automáticamente informes financieros, de modo que pueda tomar decisiones basadas en evidencia.
Cronometre los cambios correctamente
Lo ideal es que configures tu plan de cuentas correctamente desde el principio, por lo que no tendrás que realizar cambios en él de inmediato. Pero a medida que su negocio crece, es posible que necesite realizar algunas actualizaciones en el plan de cuentas. Cualquier cambio necesario debe realizarse al final de un período financiero, como un trimestre o año fiscal, para evitar interrupciones en las transacciones.
¿Necesita ayuda para elegir el software de contabilidad adecuado para sus necesidades? Consulte nuestras guías informativas y nuestras mejores opciones de software.